Privacy policy
Clew hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen via clew.be, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Verwerkingsverantwoordelijke:
Clew Systems & Software(BV) Westwing Park, Kwadestraat 151B bus 41 8800 Roeselare, België BTW: BE 0632.827.208 E-mail: support@clew.be Telefoon: +32 51 43 19 44
2. Welke gegevens verwerken we, waarvoor en op welke grond?
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail/telefoon | Naam, e-mailadres, website (indien ingevuld), inhoud van je bericht | Toestemming (art. 6.1.a AVG) via het aanvinken van het akkoordvakje; of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b) |
| Uitvoeren van onze dienstverlening (IT-oplossingen, support, hosting, backup, licentiebeheer, ...) | Contactgegevens, bedrijfsgegevens, technische gegevens over jouw IT-omgeving, supporthistoriek | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Facturatie en boekhouding | Naam, bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, factuur- en betalingsgegevens | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Remote support (bv. via Quick Assist of TeamViewer) | Technische gegevens en tijdelijke toegang tot jouw toestel, enkel met jouw medewerking | Uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f) |
| Beveiliging en goed functioneren van de website | IP-adres, browser- en toestelgegevens, tijdstip van bezoek (serverlogs) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Direct marketing naar bestaande klanten (bv. nieuws over gelijkaardige diensten) | Contactgegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f); je kan je altijd kosteloos verzetten |
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
3. Hoelang bewaren we je gegevens?
- Contactaanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij daaruit een klantrelatie voortvloeit.
- Klantgegevens en supporthistoriek: tijdens de duur van de overeenkomst en daarna maximaal 5 jaar, voor zover nodig voor opvolging en geschillen.
- Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaartermijn.
- Serverlogs: maximaal 12 maanden.
Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
4. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel met derden voor zover dat nodig is voor ons doel:
- Hostingprovider en IT-leveranciers die onze website, e-mail en systemen beheren Nomeo & SMTP2GO.
- Softwareleveranciers voor ticketing, remote support en licentiebeheer, zoals Microsoft en TeamViewer, wanneer dat voor jouw dossier van toepassing is.
- Boekhouder en accountant.
- Overheden en toezichthouders, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met leveranciers die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Je gegevens worden in principe verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
5. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer en regelmatige back-ups. Als IT-partner nemen we dit heel serieus.
6. Cookies
Onze website gebruikt enkel strikt noodzakelijke cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Hiervoor is geen toestemming vereist. Als we in de toekomst analytische of marketingcookies introduceren, vragen we eerst je toestemming en passen we deze verklaring aan.
(Pas dit punt aan als je wel analytics, een chatwidget of ingesloten externe content gebruikt.)
7. Externe links
Onze website bevat links naar externe websites, bijvoorbeeld voor de download van TeamViewer. We zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van die websites.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen ("recht om vergeten te worden");
- de verwerking te laten beperken;
- je te verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- je toestemming in te trekken op elk moment, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Om je rechten uit te oefenen, mail je naar support@clew.be. We antwoorden binnen één maand. Om misbruik te vermijden kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
9. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Contacteer ons dan eerst, zodat we het kunnen oplossen. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of wetgeving. De meest recente versie staat altijd op clew.be, met de datum van laatste wijziging bovenaan.